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Merma de inventario es la pérdida de productos entre el punto de compra o fabricación y el punto de venta, causada por robos, daños, errores administrativos o fraude de proveedores. Si no se controla, erosiona silenciosamente sus beneficios, interrumpe las operaciones y pone en grave riesgo sus relaciones con los clientes.
La mayoría de los dueños de negocios saben que la merma existe. Muy pocos comprenden cuánto les cuesta realmente. Según la Encuesta Nacional de Seguridad Minorista de 2022, los minoristas de EE. UU. perdieron aproximadamente 94.500 millones de dólares por merma de inventario en 2021.
Aunque esta cifra refleja las operaciones minoristas, las pérdidas de inventario en almacenes, centros de distribución e instalaciones de logística externa (3PL) pueden aumentar aún más el costo total de la merma en toda la cadena de suministro.
Como contexto, una tasa de merma de solo el 1,5% sobre 10 millones de dólares en inventario anual equivale a 150.000 dólares en pérdidas directas. Eso no es un error de redondeo. Es una parte significativa de su margen operativo y, en industrias de márgenes estrechos como la de alimentos y bebidas, bienes de consumo empaquetados o autopartes, puede ser la diferencia entre un trimestre rentable y uno difícil.
Lo que hace que la merma de inventario sea particularmente peligrosa es que a menudo pasa desapercibida durante meses y, para cuando un conteo físico revela una discrepancia, las pérdidas ya se han acumulado. Es por esto que una gestión de inventario los sistemas y los socios logísticos experimentados importan mucho más que las auditorías reactivas.
Entender qué provoca la merma en su operación es el primer paso para reducirla. Las causas varían según si se dedica al comercio minorista, la distribución o el almacenamiento, pero generalmente se dividen en cuatro categorías.
El robo por parte de empleados se clasifica constantemente como uno de los principales factores de merma en todos los sectores. La Association of Certified Fraud Examiners estima que las empresas pierden el 5% de sus ingresos anuales debido al fraude laboral, siendo el robo de inventario un componente significativo. Esto incluye el robo directo de productos, la falsificación de registros de recepción y la colusión con proveedores externos.
Para las operaciones orientadas al comercio minorista, el robo externo es un factor importante de la merma. Pero incluso en entornos de almacén y distribución, el robo de carga es una preocupación creciente. El FBI informó que el robo de carga cuesta a las empresas estadounidenses más de 15.000 millones de dólares al año, y el crimen organizado minorista apunta cada vez más a los centros de cumplimiento y distribución en lugar de a las tiendas físicas.
Esta categoría es más común de lo que la mayoría espera. Los artículos mal etiquetados, los recuentos de recepción inexactos, la entrada incorrecta de datos y la mala integración de los sistemas crean discrepancias entre su inventario registrado y lo que realmente hay en sus estantes.
Estos errores no implican deshonestidad, pero producen el mismo resultado: sus libros dicen que tiene productos que no existen.
Los envíos incompletos, los productos sustituidos y los registros de entrega falsificados por parte de los proveedores contribuyen significativamente a la merma de inventario en los almacenes. Sin procesos de recepción rigurosos, estas discrepancias pueden pasar desapercibidas durante meses.
La fórmula de la merma de inventario es sencilla:
Tasa de merma (%) = ((Valor del inventario registrado - Valor del inventario real) / Valor del inventario registrado) x 100
Aquí tiene un ejemplo práctico:
Una tasa superior al 2% es una señal de alerta importante. Los puntos de referencia del sector sugieren que las operaciones bien gestionadas deberían aspirar a una tasa de merma inferior al 1%. Si su tasa se mantiene constantemente por encima de ese nivel, sus sistemas, procesos o socios actuales no están haciendo lo suficiente para proteger sus activos.
El cálculo de la merma no debería ser un ejercicio anual vinculado a su recuento físico anual, ya que las operaciones de alto rendimiento realizan recuentos cíclicos de forma rotativa, conciliando segmentos del inventario de manera continua en lugar de esperar a una auditoría de todas las instalaciones. Este enfoque detecta las discrepancias antes y reduce las pérdidas acumuladas sustancialmente.
La merma en el comercio minorista suele acaparar la mayor parte de la atención en el sector, pero la merma de inventario en los almacenes presenta sus propios desafíos. Los almacenes gestionan volúmenes más altos, un mayor número de SKUy flujos de trabajo de recepción y preparación de pedidos más complejos. Las oportunidades de pérdida se multiplican en consecuencia.
En un entorno de almacén, la merma suele producirse en cinco puntos clave:
Cada uno de estos puntos de contacto requiere un mecanismo de control específico. Confiar en una única auditoría anual para detectar problemas en las cinco áreas no es una estrategia realista para ninguna operación que maneje un volumen significativo.
Para marcas como PepsiCo o Molson Coors, que mueven cantidades enormes de producto a través de redes de distribución, incluso una tasa de merma de una fracción de porcentaje se traduce en millones de dólares en pérdidas. Por eso, las marcas más grandes y sofisticadas de Norteamérica se asocian con operadores logísticos (3PL) que cuentan con sólidos sistemas de gestión de inventario integrados en cada paso del proceso de almacenamiento.
La prevención de las mermas requiere controles por capas. Ninguna solución por sí sola las elimina por completo, pero combinar varias estrategias reduce significativamente su exposición.
Implemente el seguimiento de inventario en tiempo real
Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) que actualizan el inventario en tiempo real le brindan visibilidad de cada movimiento, desde la recepción hasta el envío. Cuando aparecen discrepancias, puede identificarlas en cuestión de horas en lugar de meses.
Realice recuentos cíclicos periódicos
El recuento cíclico divide su inventario en segmentos y cuenta cada uno según un cronograma rotativo. Esto mantiene la precisión de su inventario registrado sin necesidad de detener las operaciones para realizar un recuento físico completo. Los SKU de alta rotación deben contarse con mayor frecuencia que los de baja rotación.
Refuerce los controles de recepción de mercancías
Cada envío entrante debe verificarse contra la orden de compra, contarse, inspeccionarse en busca de daños y documentarse antes de ser aceptado. Las discrepancias deben notificarse al proveedor de inmediato y registrarse en su sistema. Esta mejora en el proceso elimina una parte importante de las mermas relacionadas con los proveedores.
Utilice controles de acceso y vigilancia
Limitar el acceso a las áreas de almacenamiento de alto valor, combinado con sistemas de vigilancia por cámara y alarmas, reduce tanto el robo interno como el externo. Esta es una práctica estándar en los centros de distribución bien gestionados y debería ser innegociable para las operaciones que manejan mercancías de alto valor.
Audite su red de proveedores
El fraude de proveedores suele estar subestimado porque es difícil de detectar sin controles de recepción sólidos. Las auditorías periódicas a proveedores, el cruce de registros de entrega con los recibos reales y la rotación de su personal de auditoría ayudan a cerrar esta brecha.
Con más de 100 años de experiencia en logística y gestión de la cadena de suministro, Buske Logistics ha visto todas las variantes de mermas de inventario en prácticamente todos los sectores. Como una de las 20 principales empresas 3PL de Norteamérica, Buske opera más de 40 almacenes que cubren más de 8,5 millones de pies cuadrados de espacio de almacenamiento, embalaje y distribución en EE. UU. y Canadá.
Las soluciones de gestión de inventario de Buske se basan en el seguimiento en tiempo real, el recuento cíclico, protocolos de recepción rigurosos y una gestión de cuentas dedicada. Para clientes como Golden State Foods, Ball Corporation y Starbucks, mantener tasas de merma cercanas a cero no es opcional. Es una expectativa básica, y los sistemas de Buske están diseñados para cumplirla.
Buske va más allá del almacenamiento estándar con procesos totalmente integrados. Esto es lo que obtiene:
Si actualmente experimenta pérdidas de inventario inexplicables o simplemente desea implementar un sistema más riguroso, puede explorar la gama completa de servicios 3PLde Buske.
Si las mermas están afectando sus márgenes y sus sistemas actuales no las detectan con la rapidez necesaria, el siguiente paso es hablar con un socio 3PL que cuente con la experiencia y la infraestructura para solucionarlo.
Puede contactar a Buske Logistics directamente para analizar sus desafíos actuales de inventario y obtener una visión más clara de cómo serían unos controles más estrictos para su operación.
La tasa media de merma de inventario para minoristas y distribuidores en EE. UU. suele situarse entre el 1,4 % y el 1,6 % de las ventas totales. Las operaciones bien gestionadas aspiran a tasas inferiores al 1 %, mientras que las tasas superiores al 2 % indican graves deficiencias en los procesos o en la seguridad que requieren atención inmediata. Los puntos de referencia del sector varían según el ámbito; los sectores de alimentación y textil suelen registrar tasas más elevadas que la distribución industrial o automotriz.
La fórmula de la merma de inventario es: ((Valor del inventario registrado - Valor del inventario real) / Valor del inventario registrado) x 100. Esto le proporciona su tasa de merma como porcentaje del inventario registrado. Debe realizar este cálculo con regularidad, no solo durante los recuentos físicos anuales, para detectar problemas a tiempo y limitar las pérdidas acumuladas.
Las cuatro causas más comunes son el robo por parte de empleados, los errores administrativos, el fraude de proveedores y el robo externo o de carga. En entornos de almacén específicamente, los errores de recepción y de ubicación son particularmente frecuentes debido al volumen y la velocidad a la que se mueve el producto. Unos controles de recepción sólidos y un seguimiento en tiempo real mediante un SGA son las medidas preventivas más eficaces.
El recuento cíclico reduce la merma al identificar discrepancias entre el inventario registrado y el real de forma continua, en lugar de esperar a un único recuento anual. Al dividir el inventario en segmentos y contar cada uno según un calendario rotativo, las operaciones detectan errores, robos y fallos en los procesos mucho más rápido. Esto limita el margen de tiempo durante el cual la merma puede acumularse sin ser detectada.
Sí. Un socio 3PL cualificado con capacidades de SGA en tiempo real, protocolos de recepción rigurosos y procesos dedicados al control de inventario puede reducir significativamente su tasa de merma. Buske Logistics, por ejemplo, proporciona a sus clientes una visibilidad total del inventario en sus más de 40 instalaciones, recuentos cíclicos continuos e informes a nivel de cuenta que hacen que las discrepancias sean visibles y accionables de inmediato.
La merma de inventario no es un coste inevitable de hacer negocios. Es un problema controlable con causas conocidas, una fórmula de medición clara y estrategias de prevención probadas. Las empresas que mejor lo gestionan son aquellas que lo tratan como una cuestión de disciplina de procesos, no solo de seguridad, y que se asocian con proveedores 3PL que cuentan con los sistemas y la experiencia necesarios para aplicar esas disciplinas a gran escala.
Con más de 100 años de experiencia en logística y más de 8,5 millones de pies cuadrados de espacio de almacenamiento gestionado, Buske Logistics está preparada para ayudar a marcas empresariales y operadores del mercado medio a proteger su inventario en cada etapa de la cadena de suministro.
Si está listo para dejar de aceptar la merma como algo inevitable y empezar a gestionarla como el riesgo operativo que realmente es, contacte al equipo de Buske hoy mismo.
Buske Logistics is a Top 20 Private Warehousing 3PL. Let's build a solution for your supply chain.
