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Los servicios de almacenamiento y envío combinan el resguardo de su inventario con los procesos necesarios para preparar y trasladar sus productos a minoristas, otras instalaciones o clientes finales. Cuando gestiona ambas funciones, estas deben operar como una sola unidad conectada. Cualquier brecha entre el almacenamiento y el envío puede traducirse rápidamente en pedidos retrasados, manipulación innecesaria, envíos inexactos o mayores costos logísticos.
En Buske Logistics, más de 100 años de experiencia en logística nos han demostrado que el rendimiento de sus envíos suele comenzar dentro del almacén. Dónde guarda el inventario, qué tan preciso es su seguimiento y con qué eficiencia se mueven los pedidos a través de las instalaciones, todo influye en lo que sucede cuando esos productos están listos para ser enviados.
En esta guía, le explicaremos los tipos de servicios de almacenamiento y envío disponibles, cómo funcionan juntos, los beneficios de coordinar ambos y qué debe evaluar al elegir al proveedor adecuado para su operación.
Los servicios de almacenamiento y envío combinan el resguardo y la gestión de su inventario con el transporte necesario para trasladar esos productos a su siguiente destino. Un operador logístico (3PL) puede coordinar ambas funciones, ya sea que realice envíos a un minorista, a otra instalación de distribución o directamente a sus clientes.
La conexión entre ambos es fundamental porque las decisiones que toma dentro del almacén afectan directamente el costo, la velocidad y la precisión del envío. La ubicación de su inventario determina qué tan lejos deben viajar los productos, mientras que la precisión en la recepción y la visibilidad del inventario determinan si su equipo puede encontrar y liberar los productos correctos cuando un pedido está listo para salir.
Cuando trabaja con un proveedor que ofrece servicios tanto de almacenamiento como de envío, su inventario no tiene que moverse entre operaciones desconectadas antes de que comience el transporte. La misma operación logística puede recibir y almacenar sus productos, mantener registros de inventario, preparar pedidos y coordinar su liberación para el transporte de salida.
Esto es especialmente importante en logística minorista, donde su operación de almacén también debe considerar las ventanas de entrega específicas de cada minorista, las instrucciones de ruta, el etiquetado y otros requisitos antes de que un pedido pueda salir de las instalaciones.
En última instancia, no solo está eligiendo un lugar para almacenar sus productos y alguien para enviarlos. Está decidiendo qué tan eficientemente puede moverse el inventario desde la recepción, pasando por el almacenamiento, hasta el transporte de salida como un proceso conectado.
Los principales tipos de servicios de almacenamiento y envío incluyen el almacenamiento público y por contrato, los servicios de cumplimiento, la gestión de carga y envíos, y las soluciones 3PL combinadas. El modelo adecuado para su empresa depende de cuánto inventario maneje, cómo deban procesarse los pedidos, hacia dónde se dirijan los productos y cuánto control desee mantener internamente.
Tanto el almacenamiento público como el de contrato le brindan acceso a capacidad de almacenamiento sin necesidad de operar sus propias instalaciones, pero ofrecen diferentes niveles de compromiso y personalización.
El almacenamiento público generalmente proporciona espacio y recursos compartidos que usted utiliza según sea necesario. Puede funcionar cuando sus niveles de inventario fluctúan o cuando necesita capacidad adicional sin comprometerse a una operación dedicada.
El almacenamiento por contrato generalmente se basa en una relación a largo plazo y puede proporcionar espacio, mano de obra, procesos y tecnología dedicados según sus requisitos. Si tiene necesidades de almacenamiento constantes o más complejas, este modelo le brinda una mayor oportunidad de diseñar la operación en torno a su inventario y perfil de pedidos.
Independientemente del modelo que utilice, su almacenamiento minorista Las operaciones abarcan mucho más que el simple almacenamiento. La recepción, el seguimiento del inventario, el reabastecimiento, la preparación de pedidos y la organización de las salidas influyen en la eficiencia con la que sus productos llegan a su destino final.
Los servicios de fulfillment gestionan todo lo que ocurre después de realizar un pedido. Su proveedor localiza el inventario correspondiente, selecciona las unidades necesarias, empaqueta el pedido, añade la documentación o etiquetas requeridas y lo prepara para su envío.
Sus necesidades de fulfillment pueden variar considerablemente según quién reciba el pedido. Preparar un paquete individual para un cliente de comercio electrónico es muy distinto a preparar y etiquetar palés para un centro de distribución minorista. Sus procesos de almacén deben adaptarse a estas diferencias sin comprometer la precisión del inventario ni de los pedidos.
La gestión de transporte y envíos abarca la parte logística de la operación, incluyendo la coordinación de las salidas, la selección de transportistas, la planificación de rutas, la programación y los requisitos de entrega.
Dependiendo del perfil de sus envíos, los productos pueden trasladarse mediante paquetería pequeña, carga consolidada (LTL), carga completa (FTL) u otros medios de transporte. Su estrategia de envío debe considerar factores como el tamaño del envío, el destino, los plazos de entrega y los requisitos específicos de sus clientes o minoristas.
En el caso concreto de los envíos minoristas, el transporte minorista debe estar perfectamente coordinado con el almacén para que los productos estén seleccionados, preparados y listos en el momento en que se programe el transporte.
Una solución 3PL integral unifica el almacenamiento, la gestión de inventario, el procesamiento de pedidos y la coordinación del transporte bajo un mismo proveedor. En lugar de gestionar relaciones independientes para cada etapa, usted obtiene un proceso conectado desde la recepción hasta el envío.
Esta conexión resulta especialmente valiosa a medida que su operación crece. Los cambios en el inventario, el volumen de pedidos o los requisitos de envío pueden afectar a varias partes de su cadena de suministro simultáneamente. Cuando un mismo proveedor tiene visibilidad tanto de la actividad del almacén como de las necesidades de transporte, estos cambios pueden coordinarse en toda la operación en lugar de gestionarse mediante transferencias aisladas.
Los servicios de almacenamiento y transporte se integran conectando la recepción, la gestión de inventario, el procesamiento de pedidos y el transporte de salida en un proceso continuo. Lo que ocurre en cada etapa afecta a la siguiente, por lo que coordinarlas le ayuda a mover el inventario desde su llegada hasta el envío con menos transferencias innecesarias.
El proceso comienza cuando los productos llegan al almacén. Su proveedor recibe el envío, verifica la mercancía frente a las cantidades esperadas y registra el inventario en el sistema correspondiente.
Hacer esto correctamente es fundamental para las etapas posteriores. Si las cantidades o la información del producto son inexactas durante la recepción, estas discrepancias pueden afectar a la disponibilidad del inventario y, en última instancia, impedir que un pedido se complete según lo previsto.
Una vez recibida, su mercancía se traslada a las ubicaciones de almacenamiento adecuadas y se mantiene bajo seguimiento hasta que sea necesaria.
Una buena gestión de inventario le brinda visibilidad sobre lo que tiene y dónde se encuentra. Esto se vuelve especialmente importante cuando gestiona múltiples SKU, volúmenes de pedidos más altos o inventario destinado a diferentes clientes o socios minoristas.
Cuando llega un pedido o una solicitud de reabastecimiento, el almacén recupera el inventario necesario y lo prepara de acuerdo con los requisitos del envío.
Esto puede significar seleccionar y empaquetar unidades individuales para el cumplimiento de paquetes o armar y preparar palés para un envío minorista más grande. El almacén también debe tener en cuenta cualquier requisito de embalaje, etiquetado, documentación o especificaciones del cliente antes de liberar el pedido.
Una vez que el pedido está listo, se coordina el transporte según su destino y los requisitos de envío. Esto puede incluir la selección del transportista, la planificación de rutas, la programación y la preparación del envío para su recogida.
Para los pedidos minoristas, esta entrega puede volverse más compleja. Es posible que su operación deba seguir guías de ruta, requisitos de citas, estándares de etiquetado, requisitos de EDI o ASN y otras instrucciones específicas del minorista antes de que el envío salga del almacén.
Después de que el envío sale, la información de seguimiento proporciona visibilidad sobre su movimiento hacia el destino. Al mismo tiempo, sus registros de inventario deben reflejar los productos que se han seleccionado, asignado y enviado.
Mantener esos registros sincronizados le brinda una visión más confiable del inventario restante y ayuda a evitar que se prometan pedidos futuros sobre existencias que ya no están disponibles.
Cuando gestiona el almacenamiento y el envío a través de proveedores desconectados, cada transferencia de información o inventario crea un traspaso adicional. Es posible que su almacén tenga un pedido listo mientras aún se está organizando el transporte, o que un cambio en el envío no llegue al equipo del almacén lo suficientemente rápido como para ajustar el pedido.
Con servicios coordinados de almacenamiento y envío, ambas partes de la operación pueden trabajar bajo los mismos requisitos y cronogramas. También tiene un punto de responsabilidad más claro cuando algo necesita ser investigado o corregido.
Para usted, el objetivo no es simplemente llevar el inventario a un almacén y eventualmente sacarlo. Se trata de crear un flujo confiable desde la recepción hasta el almacenamiento, la preparación de pedidos y el envío, de modo que cada etapa esté lista para lo que sigue.
Los servicios de almacenamiento y envío pueden ayudarle a reducir la complejidad operativa, controlar los costos logísticos, mejorar el tiempo de respuesta de los pedidos y escalar sin tener que construir la misma infraestructura internamente. Estos beneficios son más sólidos cuando el almacenamiento y el transporte de salida funcionan como partes conectadas de su cadena de suministro en lugar de funciones separadas.
Gestionar el almacenamiento y el envío por separado significa coordinar el inventario, la información de los pedidos, los cronogramas y las excepciones entre múltiples proveedores o equipos internos.
Cuando esas funciones están conectadas, tiene menos traspasos que gestionar. El equipo del almacén puede preparar los pedidos en función de los requisitos de salida, mientras que el área de envío tiene visibilidad sobre cuándo estarán realmente listos los productos para su liberación.
También obtiene un punto de responsabilidad más claro. Si un pedido se retrasa, no tiene que dedicar tanto tiempo a determinar si el problema ocurrió durante el almacenamiento, la preparación del pedido, la puesta en escena o el traspaso del transporte.
La tarifa de almacén o de envío más baja no siempre se traduce en el menor coste logístico global. También debe considerar lo que ocurre entre esos servicios.
Una mala coordinación puede generar manipulación adicional, transferencias de inventario innecesarias, transporte ineficiente, demoras o envíos que se originan más lejos de su destino de lo necesario.
El lugar donde almacena el inventario también afecta a los costes de transporte. Ubicar los productos más cerca de los minoristas, centros de distribución o clientes a los que sirve habitualmente puede reducir la distancia de transporte y ofrecerle opciones de envío más prácticas.
La Oficina de Estadísticas de Transporte del Departamento de Transporte de EE. UU. realiza un seguimiento del movimiento de carga y la actividad de transporte en todo el país, lo que refleja cómo el transporte sigue siendo una parte fundamental del movimiento general de mercancías a través de las cadenas de suministro.
La velocidad de envío no comienza cuando un camión llega al muelle. Depende de la rapidez con la que su almacén pueda localizar el inventario, procesar el pedido, completar cualquier preparación necesaria y preparar el envío.
Cuando sus procesos de almacenamiento y envío están coordinados, las decisiones de transporte pueden tomarse con una mayor visibilidad de la ubicación del inventario y la disponibilidad de los pedidos.
Por ejemplo, saber exactamente dónde se almacena el inventario y cuándo estará listo puede ayudar a su equipo a programar el transporte en función de la actividad real del almacén, en lugar de depender de actualizaciones desconectadas.
Es poco probable que sus necesidades de almacenamiento y envío permanezcan iguales durante todo el año. Los picos estacionales, las promociones, los nuevos clientes, la expansión minorista o el crecimiento del negocio pueden aumentar tanto la cantidad de inventario que posee como el volumen que necesita enviar.
Externalizar los servicios de almacén y envío puede darle margen para adaptarse sin tener que invertir inmediatamente en instalaciones adicionales, mano de obra, equipos y recursos de transporte por su cuenta.
Esa flexibilidad es especialmente valiosa cuando su crecimiento afecta a ambas partes de la operación a la vez. Un mayor inventario suele significar más actividad de recepción y almacenamiento, mientras que un aumento de las ventas genera un mayor volumen de preparación, organización y salida de pedidos. Un modelo 3PL coordinado permite planificar estos requisitos de forma conjunta en lugar de escalarlos de manera independiente.
El proveedor de servicios de almacén y envío adecuado debe adaptarse a su inventario, red de distribución, tecnología, planes de crecimiento y requisitos de los clientes. El precio es importante, pero evaluar a los proveedores solo por sus tarifas puede hacer que pase por alto diferencias operativas que afectan a su coste logístico total y al rendimiento del servicio.
Empiece por analizar dónde debe entrar su inventario en la red y hacia dónde debe dirigirse finalmente.
Un almacén situado cerca de sus proveedores puede simplificar el transporte de entrada, mientras que una instalación más cercana a sus principales minoristas o mercados de clientes puede ayudar a reducir la distancia de salida. Si atiende a clientes en varias regiones, es posible que también deba determinar si un solo almacén es suficiente o si tiene más sentido distribuir el inventario en varias ubicaciones.
No evalúe la dirección del almacén de forma aislada. Considere cómo encaja cada ubicación en su flujo completo de mercancías:
Proveedores - Almacén - Minoristas o clientes
El objetivo es ubicar el inventario donde pueda favorecer tanto un almacenamiento eficiente como un transporte de salida práctico.
Los sistemas de su proveedor deben ofrecerle una visibilidad fiable del inventario y de la actividad de los pedidos, conectándose al mismo tiempo con la tecnología que usted ya utiliza.
Dependiendo de su operativa, esto puede requerir la integración con su ERP, sistema de gestión de pedidos, plataforma de comercio electrónico u otros sistemas empresariales. Pregunte a los posibles proveedores cómo fluye la información entre los sistemas, con qué frecuencia se actualizan los registros de inventario y qué visibilidad tendrá una vez que un pedido entre en el almacén.
La tecnología es fundamental porque las decisiones de envío dependen de una información precisa del almacén. Si su sistema indica que hay inventario disponible cuando el producto físico no está realmente allí, incluso un envío bien planificado puede fallar antes de llegar al muelle de carga.
Mire más allá del volumen que envía hoy.
Su proveedor debe ser capaz de explicar cómo gestiona los cambios en los requisitos de almacenamiento, la actividad de entrada, el volumen de pedidos y los envíos de salida. Esto es especialmente importante si su empresa experimenta picos estacionales, promociones, lanzamientos de nuevos productos o un crecimiento rápido.
Pregunte qué sucede cuando su operativa necesita muchas más posiciones de palé o empieza a procesar un volumen sustancialmente mayor de pedidos. Comprender esas limitaciones antes de firmar un contrato puede ayudarle a evitar descubrir problemas de capacidad durante su periodo de mayor actividad.
Si realiza envíos a grandes minoristas, la elección del proveedor se convierte en algo más que una decisión de almacenamiento y transporte. Su operativa también debe cumplir con los requisitos establecidos por cada socio minorista.
Esos requisitos pueden incluir guías de rutas, etiquetas para cajas y palés, estándares de embalaje, programación de citas, transacciones EDI, avisos de envío anticipado (ASN) y otras instrucciones específicas para cada envío. Los requisitos exactos varían según el minorista.
Un proveedor con capacidades de cumplimiento normativo para minoristas puede ayudarle a integrar dichos requisitos en sus procesos de almacén y envío, en lugar de abordarlos solo después de haber preparado el pedido.
Esto es importante porque un envío puede salir de su almacén correctamente preparado y embalado, y aun así causar problemas si no cumple con los requisitos de recepción del minorista. Nuestra guía sobre cumplimiento normativo para minoristas explica estos requisitos y su papel para evitar deducciones evitables, retrasos y problemas en la recepción.
Antes de tomar su decisión, plantee a los posibles proveedores preguntas que revelen cómo funcionaría realmente su operativa:
El proveedor ideal para su operación no es necesariamente el que ofrece más servicios. Necesita un socio cuyas instalaciones, sistemas, procesos y capacidades de envío se ajusten a la forma en que se mueve su inventario y que pueda seguir respaldando ese flujo a medida que cambien sus necesidades.
Los servicios de almacenamiento y envío combinan el almacenamiento y la gestión de inventario con los procesos necesarios para trasladar sus productos a su destino final. Un operador logístico (3PL) puede gestionar la recepción, el almacenamiento, el procesamiento de pedidos, el cumplimiento y la coordinación del transporte de salida dentro de una misma operación.
Las opciones comunes incluyen almacenamiento público y por contrato, servicios de cumplimiento, gestión de carga y envío, y soluciones 3PL integradas. La opción adecuada depende de cuánto inventario almacene, cómo se procesen sus pedidos, a dónde deban ir sus productos y cuánto apoyo logístico desee externalizar.
Combinar el almacenamiento y el envío puede reducir las transferencias entre el resguardo de su inventario y su despacho. Cuando un mismo proveedor coordina ambas funciones, sus actividades de almacén y envío pueden trabajar con la misma información de inventario, requisitos de pedido y plazos, lo que le brinda un punto de responsabilidad más claro cuando surgen problemas.
Considere las ubicaciones de las instalaciones del proveedor, sus capacidades tecnológicas y de integración, su capacidad de escalabilidad, sus opciones de envío y su experiencia con sus requisitos operativos específicos. Si realiza envíos a minoristas, también debe evaluar si el proveedor puede cumplir con guías de enrutamiento, etiquetado, EDI, ASN y otros requisitos de cumplimiento minorista.
Sí. Un 3PL puede gestionar su inventario dentro del almacén y coordinar la salida de sus pedidos como parte de la misma operación logística. Dependiendo del proveedor y de sus necesidades, esto puede incluir la recepción, el almacenamiento, la gestión de inventario, la preparación de pedidos (picking y packing), la preparación de envíos y la coordinación del transporte.
La externalización puede ser una buena opción cuando gestionar internamente la capacidad de almacenamiento, el personal del almacén, la tecnología, el cumplimiento de pedidos o los envíos resulta difícil de escalar. También puede ser útil cuando se entra en nuevos mercados, se experimentan cambios estacionales en el volumen o se necesitan capacidades especializadas, como el cumplimiento de normativas minoristas, sin tener que construir la infraestructura usted mismo.
Sus servicios de almacén y envío funcionan mejor cuando el almacenamiento de inventario, la preparación de pedidos y el transporte de salida se gestionan como un proceso integrado. El 3PL adecuado puede ayudarle a reducir las transferencias innecesarias, mantener una mejor visibilidad y construir una operación capaz de adaptarse a medida que cambian sus necesidades de almacenamiento y envío.
Para obtener una visión más amplia de cómo estas funciones encajan en su cadena de suministro, explore nuestra guía de logística minorista, o conozca más sobre las soluciones de almacenamiento minorista y transporte de carga minorista de Buske.
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